การควบคุมเอกสาร
Document Control ในระบบ ISO 9001:2015
(Document
control ISO 9001:2015)
วิทยากร:
วรรณรีย์ บี้สมบูรณ์
ปริญญาโท
บริหารธุรกิจมหาบัณฑิต (MBA) มหาวิทยาลัยรามคำแหง
Internal
Audit ISO ที่ บริษัท กรุงเทพคลังเอกสารจำกัด
หัวหน้าฝ่ายบริการลูกค้า (Customer Service Section Head) ดูแลส่วนงานบริการลูกค้า
และมีประสบการณ์ในการการจัดเก็บเอกสารด้วยระบบมาตรฐานสากล
มากกว่า 18 ปี
18 กรกฎาคม 2566
09.00 – 16.00 น.
** โรงแรมโกลด์ ออร์คิด กรุงเทพฯ
(ถนนวิภาวดีฯ-สุทธิสาร)
*สถานที่จัดอบรมอาจเปลี่ยนแปลงได้ตามความเหมาะสม
หลักการและเหตุผล
ISO
9001 เป็นระบบการบริหารคุณภาพตามมาตรฐานสากล
ที่มุ่งเน้นการพัฒนาองค์กรเพื่อสร้างความเชื่อมั่น
และความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ด้วยข้อกำหนดตามระบบการบริหารคุณภาพ
และสิ่งที่จะต้องสนับสนุนกิจกรรมต่าง ๆ ในระบบการบริหารเอกสารตามข้อกำหนด
ทุกคนและทุกแผนกมีส่วนเกี่ยวข้อง
และการทำหน้าที่ของ DCC เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องควบคุมเอกสารในระบบให้มีคุณภาพ คือเอกสารที่เกี่ยวข้อง เอกสารในองค์กรในระบบ ISO และบางเอกสารใช้อ้างอิงข้อมูลต่าง ๆ และเป็นความลับขององค์กร เราจึงต้องจัดเก็บให้เป็นระบบ
รวมถึงการจัดทำระบบคุณภาพ
ISO ขององค์กรก็ให้ความสำคัญในระบบเอกสารและข้อมูล
เราต้องเข้าใจเอกสารที่เป็นฉบับจริงและการจัดเก็บที่เหมาะสม
การแจงจ่าย การควบคุม การเข้าถึงและการนำไปใช้อย่างเป็นระบบ หมวดหมู่ที่ถูกต้อง
การจัดการบริหารงานเอกสาร (Document Management) และข้อมูลได้ตามข้อกำหนดของระบบ ISO มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
วัตถุประสงค์
1. ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจวิธีการเขียน Flow
Chart การรหัสเอกสาร
จัดเก็บเอกสาร ข้อมูลที่เป็นระบบ และได้ตามมาตรฐานของระบบ ISO 9001 อย่างมีประสิทธิภาพ
2.
ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจถึงโครงสร้างของเอกสารในระบบการจัดการระบบ ISO
9001:2015
3.
ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจ วิธีการควบคุมในการชี้บ่ง การจัดเก็บ การป้องกัน
การนำออกมาใช้ ระยะเวลาในการจัดเก็บ และการทำลายบันทึก
4.
ผู้เข้ารับการอบรมเข้าแนวทาง วิธีการควบคุมเอกสารและบันทึกในระบบ Hard
Copy และเก็บเอกสารเป็นดิจิทัล ตั้งชื่อไฟล์อย่างถูกต้องและเหมาะสม
หัวข้อการบรรยายและ Workshop
Module
# 1 การจัดการเอกสารและข้อมูลในระบบ ISO 9001:2015
·
เอกสารข้อมูลที่กำหนดเป็นมาตรฐานในระบบ ISO
9001
·
เอกสารข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพในการบริหารงานคุณภาพในองค์กร
·
ส่วนงานต่าง ๆ
ในองค์กรทีเกี่ยวข้องกับระบบการควบคุมเอกสารในระบบคุณภาพ
·
เรียนรู้โครงสร้างของเอกสารในระบบการจัดการ และการออกแบบรหัสเอกสารให้เหมาะสม
·
วิธีการเขียน Flow Chart จัดเก็บเอกสาร ข้อมูลที่เป็นระบบ
และได้ตามมาตรฐานของระบบ ISO 9001:2015
·
วิธีการควบคุมในการชี้บ่ง
การจัดเก็บ การป้องกัน การนำออกมาใช้ ระยะเวลาในการจัดเก็บ และการทำลายบันทึก
·
เทคนิคและวิธีการในการจัดทำและปรับปรุงเอกสารตามข้อกำหนดของระบบ
ISO
·
การควบคุมเอกสารและข้อมูลที่ถูกต้องตามระบบ
ISO 9001:2015
·
ประเด็นการตรวจติดตามในกระบวนการควบคุมเอกสาร DC ในระบบ ISO 9001:2015
Module
# 2 การบริหารงานเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์
· แนวคิดและ Concept ในการปรับเปลี่ยนการทำงานแบบเดิมและแบบใหม่
(อิเล็กทรอนิกส์)
· ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิทัลไฟล์
· เทคนิคการจัดเก็บไฟล์ดิจิทัล
การตั้งชื่อไฟล์อย่างถูกต้องและเหมาะสม
· ความเข้าใจในการออกแบบโครงสร้างการทำดัชนีในการแสกนในการจัดเก็บเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์
สรุปการเรียนรู้ร่วมกัน ถาม ตอบ